Sistem

Sistem atau tata adalah suatu kesatuan yang terdiri atas komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi, atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Istilah ini sering digunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika sering kali bisa dibuat.

Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya seperti negara. Negara merupakan suatu kumpulan dari beberapa elemen kesatuan lain seperti provinsi yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu negara di mana yang berperan sebagai penggeraknya yaitu rakyat yang berada di negara tersebut.

Kata "sistem" banyak sekali digunakan dalam percakapan sehari-hari, dalam forum diskusi maupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak hal, dan pada banyak bidang pula, sehingga maknanya menjadi beragam. Dalam pengertian yang paling umum, sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki hubungan di antara mereka.

Pada prinsipnya, setiap sistem selalu terdiri atas empat elemen:

• Objek, yang dapat berupa bagian, elemen, ataupun variabel. Ia dapat benda fisik, abstrak, ataupun keduanya sekaligus; tergantung kepada sifat sistem tersebut.
• Atribut, yang menentukan kualitas atau sifat kepemilikan sistem dan objeknya.
• Hubungan internal, di antara objek-objek di dalamnya.
• Lingkungan, tempat di mana sistem berada.

Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu: tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem:

1. Tujuan

Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.

2. Masukan

Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).

3. Proses

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.

4. Keluaran

Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.

5. Batas

Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepak bola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbatasan dana.

6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik

Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.

7. Lingkungan

Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem. Suatu sistem dalam tingkat apapun selalu mempunyai lingkungan yang melingkupinya yang didefinisikan sebagai tempat hidup suatu sistem tersebut. Sistem mendapatkan segala kebutuhannya dari lingkungan. Disamping itu, sistem juga memberikan sesuatu yang diperlukan oleh lingkungannya. Lingkungan sistem berisi sistem-sistem lainnya karena tidak ada satupun elemen di dunia ini yang tidak terikat dalam suatu sistem tertentu, baik terikat langsung maupun tidak langsung.

8. Sampah sistem

Suatu sistem selain menghasilkan produk yang berguna juga akan menghasilkan produk yang tidak berguna bagi sistem itu sendiri. Produk ini disebut sampah atau residu dari sistem. Namun, sampah sistem ini belum tentu tidak berguna bagi sistem yang lain atau sistem itu sendiri. Secanggih apapun suatu sistem pasti akan mengeluarkan sampah atau produk residu yang tidak bisa dipakai atau diserap oleh sistem tersebut. Sampah suatu sistem merupakan tanggung jawab sistem tersebut, bukan tanggung jawab sistem lainnya.

Sampah yang keluar dari suatu sistem akibat kesalahan input-an atau inefisiensi sistem tidak selalu merupakan produk yang tidak ada nilainya, baik bagi sistem yang bersangkutan maupun bai sisten lain secara langsung atau tidak langsung. Jadi, sampah suatu sistem, yang umumnya tidak berguna secara langsung bagi sistem tersebut, selalu bisa dipandang sebagai potensi yang punya daya guna bagi sistem lain dengan kata lain menjadi berkah bagi sistem lain. Sebagai contoh, dalam sistem pencernaan tubuh manusia atau hewan, akan dikeluarkan sisa pencernaan (sampah) berupa feses atau urine. Feses dan urine manusia merupakan tanggung jawab manusia, dan manusia harus melakukan sesuatu untuk memproses feses dan urine tersebut sehingga tidak menyebabkan kerugian dari sistem lain, tetapi justru menguntungkan bagi manusia dan sistem lainnya. Cara sederhana agar sampah pencernaan mausia berguna bagi sistem pertanian (guna perbaikan kualitas tanah) adalah dengan mencampurkan feses dan urine dengan tanah secara proporsional sehingga dihasilkan tanah dengan tingkat kesuburan yang tinggi dan aman untuk ditanami.

Jika suatu kelompok keterpaduan elemen mempunyai ciri-ciri utamasistem, keterpaduan tersebut disebut sebagai suatu sistem. Adapun ciri-ciri suatu sistem adalah sebagai berikut.

• Sistem mempunyai subsistem yang berupa entitas (sesuatu bisa berupa organisasi, kelompok sosio-ekonomi, kelompok masyarakat, kelompok benda-benda berinteraksi, dan lainnya) dan konsep-konsep pemikiran. Elemen-elemen tersebut merupakan subsistem yang didalamnya terdapat sub-subsistem, demikian seterusnya sehingga terdapat sub-subsistem yang lebih kecil tanpa batas.
• Sistem mempunyai kerangka hubungan berelasi atau multirelasi antara subsistem dalam bentuk interaksi, sinergi, integrasi, sharing, kolaborasi dan supporting
• Sistem mempunyai mekanisme metabolisme loop berupa input-proses-output-outcome yang berjalan dalaam alur operasi tertentu.
• Sistem mempunyai tujuan dan target dalam bentuk kondisi yang diinginkan, kualitas dan kuantitas hasil, serta waktu pencapaiannya yang ditetapkan.
• Sistem mempunyai mekanisme skala prioritas yang dipilih/terpilih untuk dilaksanakan/terlaksana terlebih dahulu dan diyakini berpengaurh baik bagi sistem secara keseluruhan.
• Sistem mempunyai mekanisme kontrol yang berjalan siklis dalam bentuk perencanaan, implementasi, monitoring, dan evaluasi secara secara berkelanjutan untuk menghasilkan perubahan berkelanjutan sesuai tujuan.
• Sistem mempunyai kapasistas tertentu. Jika dipaksakan melampaui kapasitas tersebut, sistem akan tidak mampu atau tidak bisa bekerja sama sekali.
• Sistem mempunyai batasan meskipun sistem juga mempunyai ciri terbuka dalam berinteraksi dengan sistem lain yang berada di luar batasannya atau yang berada pada lingkungan di luar batas sistem tersebut.
• Sistem tidak berdiri di luar hampa, tetapi berdiri atau berada di suatu lingkungan tertentu yang tidak bisa dihindarkan pengaruhnya terhadap sistem baik positif atau negatif sekalipun sistem juga memberikan pengaruh terhadap lingkungannya.
• Sistem memiliki sifat dapat menyesukan perubahan yang terjadi di lingkungannya. Oleh karena sistem bersifat terbuka, setiap perubahan sistuasi internal (subsistem) dan lingkungannya (eksternal) akan segera direspon oleh sistem dan selanjutnya sistem melakukan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan kondisi aktualnya.
• Sistem memerlukan input dan menghasilkan output berupa produk fisik maupun nonfisik, baik yang bermanfaat maupun yang bersifat residu dalam konsep sistem, residu atau sampah tersebut merupakan bagian dari sistem yang harus diselesaikan secara integral.

Ada berbagai tipe sistem berdasarkan kategori:

• Atas dasar keterbukaan:
  • sistem terbuka, di mana pihak luar dapat mempengaruhinya.
  • sistem tertutup.
• Atas dasar komponen:
  • Sistem fisik, dengan komponen materi dan energi.
  • Sistem non-fisik atau konsep, berisikan ide-ide.

• Manetsch dan Park(1979) dikutip dalam Eriyatno. 1999. “Ilmu Sistem: Meningkatkan Mutu dan Efektivitas Manajemen”. Jilid Satu. IPB Press, Bogor.
• Ini dapat dipelajari dalam Niklas Luhmann “Soziale Systeme”. Grundriss einer allgemeinen Theorie, Frankfurt, Suhrkamp, 1994.
• Martin, Roderick, dalam buku “Sosiologi Kekuasaan”, hal 2-3.
• Teori sistem diintroduksikan tahun 1940-an oleh biolog Ludwig von Bertalanffy dengan tajuk “General Systems Theory”, dan dikembangkan kemudian oleh Ross Ashby yang mengintroduksikan konsep “Cybernetics”.
• Eriyatno. 1999. “Ilmu Sistem: Meningkatkan Mutu dan Efektivitas Manajemen. Jilid Satu. IPB Press, Bogor. Hal. 26.
• Maryono, Agus (2014). "Pola Pikir Sistem". Gadjah mada University Press, Yogjakarta.