Pesan suara

Pesan suara adalah sebuah sistem dimana seseorang dapat meninggalkan pesan kepada orang lain melalui telepon. Sistem ini biasanya diperlukan ketika telepon yang dituju sedang sibuk, di luar jangkauan, atau tidak diangkat oleh pemiliknya. Dalam kondisi seperti itu, si penelepon dapat meninggalkan pesan yang dapat didengarkan kemudian oleh pemilik telepon. Fasilitas pesan suara pada telepon genggam pada umumnya telah disediakan oleh penyedia jaringan telepon. Sedangkan, pada telepon biasa, sistem pesan suara dapat dijalankan dengan menambah perangkat tertentu, seperti misalnya mesin penjawab telepon.

Hingga kini, mengenai siapa sebenarnya penemu sistem pesan suara masih diperdebatkan. Namun, jika dilihat dari yang pertama kali mewujudkan ide dari sistem pesan suara dalam bentuk yang nyata, maka Dr. Steven J. Boies dari IBM dan Stan Kugell dari Xerox Palo Alto Research Center (PARC) lah orangnya, walaupun orang pertama yang berhasil mewujudkan sistem pesan suara secara sepurna adalah Gordon Matthews. Pada awal taun 70-an, tarif telepon menurun sehingga semakin banyak bidang kerja yang mengandalkan telepon sebagai perangkat utama komunikasi mereka. Seiring dengan perkembangan teknologi dan semakin mahalnya harga tenaga kerja ahli, jumlah tenaga kerja dalam perusahaan pun semakin sedikit. Dengan adanya zona waktu yang berbeda-beda dan tenaga kerja yang semakin sedikit, sedangkan di sisi lain, komunikasi via telepon semakin meningkat, maka semakin sulit bagi pekerja pada zaman itu untuk melakukan komunikasi via telepon yang real time. Sebuah penelitian mengatakan bahwa hanya satu dari empat panggilan telepon yang berhasil berlangsung dua arah, sedangkan sisanya gagal karena berbagai alasan seperti nada telepon yang sibuk, telepon yang tidak diangkat, dan lain-lain. Hal ini tentunya menjadi hambatan dalam berkomunikasi, khususnya bagi para pekerja di berbagai bidang industri di dunia bisnis.

Hambatan-hambatan dalam berkomunikasi yang disebabkan oleh permasalahan di atas mendorong manusia pada era itu untuk menemukan cara yang lebih nyaman dalam berkomunikasi. Solusi pertama untuk permasalahan yang ada dalam dunia bisnis adalah “sistem pusat penerima pesan manual ”. Sebuah pusat penerima pesan adalah sistem penjawab telepon manual yang terpusat dan dijalankan oleh sebagian orang dalam suatu perusahaan. Orang-orang ini bertugas untuk menjawab telepon semua orang yang ada dalam perusahaan. Jika suatu panggilan ke nomor ekstensi tertentu dalam suatu kantor sibuk atau tidak diangkat, panggilan tersebut akan diteruskan kepada bagian penerima pesan dan diproses sehingga pesan yang ingin disampaikan oleh penelepon dapat sampai kepada tujuan. Sistem ini tentu sangat membantu alur komunikasi perusahaan bisnis pada era itu. Namun, tidak dapat dihindari, cara penerimaan pesan manual seperti itu tentu tidak luput dari kesalahan. Pesan yang salah ditulis, salah tujuan, dan salah sumber, merupakan sebagian kecil kekurangan dari sistem ini.

Sistem penerima pesan berbasis mesin rekam sudah mulai muncul pada pertengahan tahun 70-an, namun penggunaanya belum maksimal karena adanya keterbatasan jumlah perangkat mesin. Pada era itu, satu mesin penjawab telepon dibutuhkan untuk setiap telepon yang ada. Selain itu mesin penjawab telepon pun belum memiliki kemampuan untuk memutar ulang pesan suara, menghapus, ataupun menyimpan. Perkembangan selanjutnya dari sistem pesan suara adalah ketika IP PBX mulai merancang sistem telepon digital yang memungkinkan setiap telepon yang ada pada perusahaan memiliki lebih banyak fitur, termasuk fitur penerima pesan suara. Perkembangan berikutnya dari sistem pesan suara adalah produk IBM yang bernama Speech Filling System (SFS) dikembangkan secara intensif oleh Pusa Penelitian Thomas J Watson. Perangkat ini dimaksudkan untuk melengkapi konsep dari surat elektronik namun menggunakan telepon sebagai perangkat tambahan dan suara manusia sebagai medium dari pesan yang ada. Pengembangan perangkat ini dimulai pada tahun 1973 dan mulai dioperasikan pada tahun 1975. Pada periode tahun 1975-1981 sebanyak kurang lebih 750 tenaga eksekutif IBM menggunakan SFS dalam kerjanya sehari-hari. Setelah melalui tahap pengembangan selama enam tahun, pada September 1981 IBM mengumumkan produk ini dengan nama Audio Distribution System (ADS) dan mulai mendistribusikannya secara langsung pada tahun 1982. Namun sayangnya ADS tidak dapat dikatakan sebagai produk yang berhasil secara komersial karena perangkat ini memiliki beberapa kekurangan seperti ukurannya yang terlalu besar, harganya yang mahal, dan pemakaiannya yang terbatas hinggal 1000 pengguna. Pada tahun 1979, sebuah sebuah perusahaan di Texas yang bernama ECS, dengan Gordon Matthews sebagai perintisnya mengembangkan sistem pesan suara VMX untuk pertama kalinya. VMX temuan Gordon Matthew mampu mendistribusikan sistem pesan suara secara komersial pada perusahaan-perusahaan besar seperti 3M, Kodak, American Express, Hoffmann-La Roche, Corning Glass, Arco, Shell Canada, dan Westinghous.

Sistem pesan suara dirancang untuk menyampaikan rekaman pesan audio kepada calon penerima pesan. Untuk dapat menjalankan fungsi yang demikian, dibutuhkan peran pengguna untuk memutar dan mengatur pesan, metode pengiriman oesan untuk memutar atau mengirim pesan, dan kemampuan memberikan notifikasi untuk menginformasikan adanya pesan kepada pengguna. Pada umumnya, sistem pesan suara menggunakan jaringan telepon, baik telepon seluler mau pun telepon biasa.

Secara umum, ada dua tipe sistem pesan suara, yaitu tipe sistem pesan suara yang berbasis teknologi komputer, dan sistem pesan suara berbasis penyedia layanan. Kedua tipe sistem pesan suara ini dirancang dengan fungsi yang berbeda sesuai dengan siapa yang menggunakan, dimana dan kapan sistem pesan suara digunakan, perangkat keras dan perangkat lunak apa yang digunakan, serta pihak mana yang menyediakan sistem pesan suara. Sistem pesan suara yang berbasis komputer bisa dijalankan dengan perangkat komputer dan peladen standar. Perangkat tersebut dapat dimodifikasi sehingga memiliki saluran telepon yang mampu merekam dan memutar pesan suara. Sistem ini juga mencakup perangkat lunak khusus yang mengintegrasikan pesan telepon masuk dan keluar Sedangkan, sistem pesan suara berbasis penyedia layanan adalah sistem yang secara khusus dibangun oleh suatu perusahaan untuk menunjang proses komunikasi internalnya. Sistem ini menggunakan perangkat keras tertentu yang harganya cenderung lebih mahal dibandingkan dengan sistem yang berbasis komputer. Contoh lain dari tipe pesan suara adalah sistem pesan suara perumahan. Sistem inilah yang paling umum digunakan oleh telepon rumah. Sistem ini memiliki satu atau lebih “kotak suara” dimana setiap penelepon bisa meninggalkan pesan. Umumnya, pemilik telepon akan merekam terlebih dahulu instruksi untuk meninggalkan pesan, misalnya “Halo, anda telah menghubungi nomor telepon 0806-3464-90 ini adalah kotak suara Sarah dan Katherine, kami sedang tidak ada di rumah, silahkan tinggalkan pesan setelah nada berikut”. Setelah nada tertentu keluar artinya sistem siap merekam suara penelepon. Pada saat itulah penelepon dapat meninggalkan pesan suaranya yang kemudian akan disimpan dan dapat diputar ulang oleh pemilik telepon. Tipe sistem pesan suara yang seperti ini juga kurang lebih dimiliki oleh telepon seluler pada umumnya. Bedanya, sistem pesan suara pada telepon seluler disediakan oleh jaringan telepon yang digunakan dan untuk mendengarkan pesan yang ditinggalkan oleh penelepon, pemilik telepon seluler harus menghubungi nomor tertentu dengan tarif pulsa yang tertentu pula.

Di negara-negara maju, sistem pesan suara sudah sangat akrab digunakan. Di Indonesia pun, sistem ini sudah lama masuk dan dikenal oleh masyarakat. Namun, hingga saat ini, sistem pesan suara masih jarang dimanfaatkan oleh masyarakat Indonesia. Ketika nomor telepon yang dihubungi tidak dapat tersambung, maka kebanyakan dari masyarakat Indonesia memilih untuk mencoba menelepon lagi lain waktu. Ada dua penyebab utama mengapa sistem pesan suara tidak banyak dimanfaatkan oleh masyarakat Indonesia. Pertama, tidak semua telepon rumah memiliki fitur pesan suara. Telepon yang memiliki fitur ini biasanya lebih mahal harganya dari telepon biasa dan kebanyakan masyarakat Indonesia memilih menggunakan telepon rumah biasa. Alasan kedua terjadi pada pengguna telepon seluler. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, sistem pesan suara pada telepon seluler umumnya disediakan oleh jaringan telepon seluler yang dipakai. Untuk mendengarkan pesan suara yang ditinggalkan oleh seorang penelepon, si pemilik telepon harus menghubungin nomor tertentu dan melalui tahap-tahap yang akan dipandu oleh operator. Tahap-tahap ini cukup panjang dan juga menghabiskan pulsa, karena untuk menghubungi nomor yang ditentukan tersebut, pemiliki telepon seluler harus mengeluarkan sejumlah pulsa. Hal ini sangatlah tidak efisien bagi pengguna telepon seluler di Indonesia, sehingga kebanyakan dari masyarakat Indonesia memilih untuk tidak memanfaatkan layanan pesan suara yang telah disediakan.

• Andersen, David (2007), The Invention of Voicemail, VIP Club and Lockheed Martin Co.
• Jones, S., Kovac, R., & Groom F. M. (2009). Introduction to Communication Technologies: A Guide for Non Engineers. Bocaraton, FL:CRC Press
• IBM Audio Distribution System, IBM publication GX60-0075-0
• All Your Messages in One Place, Michael H. Martin, Fortune, May 12, 1997, p. 172